PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN ORGANISASI GERAKAN PEMUDA ANSOR

aturan kegiatan kepanitiaan organisasai, tata aturan organisasi pemuda, peraturan organisasi pemuda Kali ini kami akan informasikan tentang panduan tata pelaksana kegiatan organisasi, peraturan pelaksanaan panitian kegiatan organisasi ansor, aturan organisasi kegiatan kepanitiaan ansor.
 
PENDAHULUAN
Panitia kegiatan adalah institusi yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan organisasi GP Ansor sesuai tingkatan masing-masing dalam upaya melaksanakan suatu  program  organisasi  dan  bertanggungjawab  kepada seluruh  pengurus organisasi sesuai dengan tingkatannya masing-masning. Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan.
2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Mengelola materi kegiatan.
4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan organisasi.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan

DOWNLOAD TATA ATURAN ORGANISASI ANSOR

PEMBIDANGAN TUGAS

Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang bulat

yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota

panitia  dalam  melaksanakan  tugasnya  wajib  melakukan,  memelihara  dan

mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi secara terus menerus

antara anggota-anggota panitia.

PANITIA PENGARAH

panitia pengarah memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan

materi pokok kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia

panitia pengarah adalah sebagai berikut :

 

 

1. Ketua Panitia Pengarah memiliki tugas

 

a. Memimpin panitia pengarah sesuai dengan ketentuan-ketentuan

 

dan

kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi .

b. Memimpin rapat-rapat kepanitiaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan

kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi.

c. Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan.

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

d. Mendelegasikan tugas yang berkaitan dengan tugas panitia pengarah kepada

orang yang dianggap mampu.

 

2. Sekretaris Panitia Pengarah memiliki tugas

 

a.

b.

c.

d.

 

Membantuk Ketua panitia pengarah dalam melakasanakan tugasnya.

Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi panitia pengarah.

Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretarian panitia pengarah.

Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaskanaan tugas-tugas tertentu

sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

 

3. Anggota Panitia Pengarah memiliki tugas

 

a. Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kerja panitia pengarah.

b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai tugas yang diemban oleh masing-

masing anggota.

c. Merumuskan materi pokok kegiatan sesuai dengan pembidangan kerja masing-

masing personal.

d. Melasanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai

dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

 

PANITIA PELASAKSANA

Pantia Pelaksana memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan

teknis operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Adapun pembagian

tugas untuk masing-masing personalia adalah sebagai berikut :

 

1. Ketua Panitia memiliki tugas

 

a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang

digariskan oleh pimpinan organisasi.

b. Mewakili panitia kedalam dan keluar organisasi sesuai dengan ketentuan-

ketentuan dan kebijaksanan yang digariskan oleh pimpinan organisasi.

c. Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yang relevan dengan tugas

panitia.

d. Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan

yang digariskan oleh pimpinan organisasi.

e. Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi dan mengawasi persiapan dan

pelaksanaan kegiatan.

 

2. Wakil Ketua Panitia memiliki tugas

 

a. Mewakili ketua panitia apabila ketua panitia berhalangan sesuai dengan

kebijaksanaan yang ditentukan oleh ketua panitia.

b. Membantu ketua panitia dalam mengarahkan, membimbing dan mengawasi

persiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan pembidangan tugas dan

atau kebijaksanaan yang ditentukan.

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas tertentu sesuai

dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh ketua panitia.

 

3. Sekretaris Panitia memiliki tugas

 

a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam melaksanakan

tugasnya.

b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi kegiatan.

c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan kegiatan.

d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu

sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

 

5. Wakil Sekretaris Panitia memiliki tugas

 

a. Mewakili sekretais panitia apabila sekretaris   panitia berhalangan sesuai

dengan kebijaksanaan yang ditentukan.

b. Membantu sekretaris panitia dalam melaksanakan tugasnya.

c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas-tugas tertentu

sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh sekretaris panitia.

 

5. Bendahara Panitia memiliki tugas

 

a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam melaksanakan

tugasnya.

b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana

lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan

dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.

c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang

dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang

digariskan oleh ketua panitia.

d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.

e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.

f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan.

g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang

ditentukan.

 

6. Wakil Bendahara Panitia memiliki tugas

 

a. Mewakili bendahara panitia apabila bendahara panitia berhalangan.

b. Membantu bendahara panitia dalam melaksanakan tugasnya.

c. Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang

ditentukan.

d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh bendahara panitia.

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

7. Bidang-Bidang Kepanitia memiliki tugas umum

 

a. Mengikuti perkembangan keadaan dibidangnya masing-masing secara terus

menerus.

b. Menyusus rencana kebijaksanaan dan rencana kegiatan dibidangnya masing-

masing.

c. Melaksanakan rencana kegiatan bidangnya masing-masing.

d. Mengadakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama dengan bidang-bidang

yang bersangkutan dengan pelaksanaan tugasnya.

e. Dalam melaksanakan tugasnya melakukan konsultasi dan koordinasi dengan

bidang-bidang dilingkungan kepanitiaan.

f. Memberikan pertimbangan dan saran-saran kepada ketua panitia tentang

langkah-langkah yang perlu diambil pada bidang-bidangnya masing-masing.

 

 

 

TUGAS BIDANG-BIDANG

 

Bagian-bagian kepanitian ditentukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program

kerja umumnya dibagi atas bidang-bidang berikut ini :

1. Bagian Dana/Keuangan

 

a. Menyusun anggaran pembiayaan kegiatan.

b. Mengupayakan dan mengelola dana.

c. Merencanakan dan mengatur keluar masuknya berkas proposal pencarian

dana.

d. Membuat database instansi atau pihak yang akan dijadikan donatur atau

sponsor.

e. Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung dana usaha dalam upaya

pencarian dana.

f. Membuat usaha-usaha profit oriented untuk menambah kas panitia.

g. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

h. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

 

2. Bagian Kesekretariatan

 

a. Mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan pengurusan kesekretariatan

berikut sarana pendukungnya.

b. Menyusun/membuat dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang

berkepentingan .

c. Mengkomunikasikan dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang

berkepentingan .

d. Mengatur dan  mempersiapkan  rapat  kepanitiaan  dan  distribusi surat

undangannya.

e. Mengatur   dan   mempersiapkan   pendaftaran   peserta   berikut


sarana

pendukungnya.

f. Membuat dokumentasi jalannya kepanitiaan secara keseluruhan dan mengatur

tertib administrasi.

 

 

4

 

 

 

 

 

 

 

g. Mengatur  dan  mempersiapkan  pendaftaran     peserta  berikut  sarana

pendukungnya.

h. Mengurus surat-surat perizinan

i. Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak -pihak terkait.

j. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

k. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

 

3. Bagian Acara

 

a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan dengan

kegiatan.

b. Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan dan mengatur tertib

dokumentasi.

c. Membuat laporan dokumentasi.

d. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan deangan acara.

e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia .

f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

 

4. Bagian Keamanan

 

a. Mengatur dan mepersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan

dengan keamanan kegiatan.

b. Mengatur  dan  mempersiapkan  sarana-sarana  yang  berkaitan  deangan

keamanan kegiatan.

c. Melakukan koordinasi kegiatan keamanan yang berkaitan deangan kegiatan .

d. Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengamanan kegiatan.

e. Menjalin kerja sama dengan instansi terkait.

f. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

g. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

 

5. Bagian Transportasi/Akomodasi

 

a. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi.

b. Mengatur transportasi pihak-pihak diluar panitia seperti pembicara.

c. Mengadakan  hubungan  /  kontrak  perjanjian  dalam  hal  peminjaman/

penyewaan alat transportasi.

d. Melakukan penataan atas fasilitas kegiatan.

e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

 

6. Bagian Perlengkapan

 

a. Merencanakan   dan   mendata   peralatan   perlengkapan

 

kegiatan   yang

dibutuhkan  serta  mengupayakan     pengadaannya  dengan  sebelumnya

mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan

perlengkapan sarana .

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman /

penyewaan peralatan.

c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan

perlengkapan kegiatan .

d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.

e. Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

 

 

 

HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA

 

 

Panitia berhak untuk

 

1. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik

secara lisan maupun tulisan .

2. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai proseduryang berlaku.

 

Panitia berkewajiban untuk

 

1. menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas,sesuaai tugasnya

masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.

 

2. Menghadiri undangan rapat dan tepast waktu.

3. Mentaatitata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan.

4. Menjaga nama baik panitia serta memelihara stab ilitas,ketertiban dan keamanan

kepanitian dan kegiatan.

 

Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/konsekuensinya bila mana

melakukan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan

 

 

 

MEKANISME KERJA

Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk

kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam

pelaksananan kegiatan. Mekanisme kerja kepanitiaan dilakukan oleh setiap

personalia pada pembidangannya masing-masing dengan melakukan kerja sama

dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan,

menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan yang saling

berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran, tempat dan waktu yang tepat.

Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu;

 

 

1. Koordinasi Vertikal [hierarkis]

Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap

anggota yang dikoordinasikannya.

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

2. Koordinasi Fungsdional

 

Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian

dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan dalam lingkup tugas yang

saling berkaitan menurut asas  fungsionalisasi dikoordinasikan melalui PP GP

Ansor.

 

 

 

MANAJEMEN OPERSIONALISASI KEGIATAN


 

 

I.


 

PERENCANAAN KEGIATAN


 

Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan kegiatan yang akan

membantu tercapainya tujuan kegiatan. Dibawah ini tercantum beberapa hal yang

perlu diperhatikan yang berkaitan dengan perencanaan :

 

1. Pelaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknya perencanaan.

2. Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika tujuan tak tercapai,

mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan.

3. Perencanaana harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan obyektif dan rasional

untuk mewujudkan adanya kerjasama yang efektif.

4. Perencanaaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian

pada masa yang akan datang.

5. Perencananan harus bisa memikirkan secara matang, jelas dan mendetil, serta

terarah, mengenai kebijaksanaan metode, prosedur dan standar hasil kerja untuk

mencapai tujuan yang telah ditertapkan.

6. Perencanaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan latar belakang bagi

fungsi-fungsi manajemennya, yaitu pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian,

penyelesaian akhir kegiatan dan evaluasi.

 

Perencanaan kegiatan ini meliputi ;

 

1. Pembuatan Proposal

 

Pembuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata cara penyusunan

proposal kegiatan.

 

2. Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan

 

Petunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan dan penjabaran bentuk teknis dari

konsep umum yang termuat dalam proposal. Didalamnya berisikan hal-hal yang

berkenaaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dan dasar pelaksanaan

bagi  panitia pelaksana. Sistematika penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara

lain;

 

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

 

a. Strategi Kebijakan Kegiatan

 

Berisikan strategi kebijakan organisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilan

pencapaian tujuan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia pelaksana. Misalnya :

 

1. Strategi penggalangan : upaya menarik simpati masyarakat yang berada dalam

ruang lingkup kegiatan agar mendukung dan membantu pelaksanaan kegiatan

ini.

2. Strategi dalam membuka dan memelihara hubungan baik dengan pihak-pihak

luar yang berkaitan dan berkepentingan dengan kegiatan ini (sponsor atau

lembaga/instansi terkait).

 

b. Bentuk dan Metode Kegiatan

 

Menjelaskan metode dan bentuk teknis kegiatan yang direncanakan. Farmat dari

metode kegiatan ini tergantung pada ciri dan karakteristik kegiatan. Yang

terpenting adalah bahwa penjelasan yang dibuat diupayakan seteknis mungkin

dan mendetil, misalnya :

 

1. Metode kegiatan

2. Bentuk teknis

 

: Ceramah

: Pengajaran dengan ceramah dan diskusi

di dalam ruangan dengan satu nara sumber

dalam bentuk partisipasi aktif : dialog dua

arah.

3.

 

4.

5.

 

6.


Nara Sumber        : Anggota aktif organisasi yang ahli -

dibidangnya.

Bahan /materi      : Manajemen organisasi.

Pelaksanaan        : Ceramah selama 1 jam dan diskusi (tanya

jawab) selama 30 menit.

Sarana prasarana  : 1 buah kelas, seperangkat alat presentasi

dan makalah.

 

c. Perangkat Pelaksana

 

Menjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatan secara jelas, termasuk

pihak-pihak luar terkait yang diharapkan akan turut berperan serta dalam upaya

penyuksesan kegiatan.

 

d. Langkah-langkah kegiatan

 

Berisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan.

 

3. Pembuatan Job Deskription

 

Pemimpin yang tidak melakukan fungsi pengorganisasian/fungsi pembagian kerja

dalam proses kepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik dan proses

manajemen di dalamnya bisa dikatakantidak berfungsi. Pengorganisasian ini

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

 

dibutuhkan  agar  pembagian  kerja/tugas  dapat  dilakukan  dan  spesialisasi

keahlian/keterampilan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk itulah

ditetapkan job description (uraian pekerjaan) yang akan mempermudah pemimpin

untuk membagi-bagikan tugas dan melakukan pendelegasian wewenang kepada

setiap pelaksana kegiatan. Wewenang ini dianggap sebagai hak panitia yang

diberikan ketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job Description ini memiliki

kegunaan antara lain :

 

a. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen dan penempatan panitia.

b. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang.

c. Sebagai dasar untuk melaksanakan evaluasi jabatan.

 

Job Description ini berisikan nama dan identifikasi jabatan yang menjelaskan tugas

dan wewenang serta tanggung jawab yang dibebankan pada panitia pelaksana

kegiatan. Sistematika penyusunannya berikut penjelasan adalah :

 

1. Nama jabatan ditulis berikut nama pelaksananya.

2. Tugas, yaitu adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh pelaksana. Dalam

penyusunannya dibagi dua yaitu Tugas Umum dan Uraian Tugas. Tugas Umum ini

berisikan penjelasan yang perlu ditulis yang berkaitan dengan tugasnya, dan

melalui Uraian Tuga nantinya diuraikan secara terperinci.

3. Tanggung jawab menguraikan sebatasmana ia bertanggung jawab dan kepada

siapa ia harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya.

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Job Description ini adalah :

 

1. Jelas,  penyusunan  redaksionalnya  harus  jelas,  dengan  kata  lain  tidak

memungkinkan adanya penafsiran lain.

2. Logis, apa yang tertera haruslah dianggap memungkinkan pelaksanaannya.

3. Terpadu, pembagian tugas dan wewenang setiap pelaksana tidak boleh ada yang

bertabrakan atau saling bersinggungan. Koordinasi antar seksi perlu dijelaskan

agar tanggung jawab per seksi jelas dan tidak saling melempar tanggung jawab.

4. Mendetil, perincian jabatan yang diuraikan diupayakan semendetil mungkin.

5. Fleksibel, pelaksana kegiatan diberi hak untuk melakukan improvisasi dalam

tugasnya sejauh tidak keluar atau menyimpang dari tugasnya dan wewenangnya.

 

4. Pembuatan Perencanaan Waktu Kerja Kegiatan

 

Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam melakukan

manajemen organisasi kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif,

dan setiap perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja yang jelas. Ini

berguna untuk proses pengawasan dan pengendalian dalam rangka mendisiplinkan

pelaksana kegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan evaluasi.

Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas, serta pengerjaan yang sifatnya terburu-

buru, merupakan wujud dari ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab

dari seorang pelaksana kegiatan. Harus disadari bahwa, jika ada salah satu dari

komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuai dengan rencana, jelas ini akan

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

mempengaruhi kegiatan lainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya

seksi perijinan. Pelaksanaan bisa menyimpang dari perencanaan semula, dan bahkan

jadinya berkesan dipaksakan asal jadi atau asal ada saja. Dampaknya selain

menggangu proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasi l kegiatan itu sendiri.

Sangat disayangkan, bahwa proses perencanaan dan persiapan yang telah memakan

waktu dan biaya yang tidak sedikit menjadi hancur akibat kelalaian yang tidak

bertanggung jawab dari satu komponen saja. Dibawah ini adalah contoh dalam

membuat perencanaan waktu kerja.

 

 

 

 

a. Perencanaan waktu kerja keseluruhan kegiatan.

 

Contoh:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

b. Perencanaan waktu kerja per sekesi kegiatan.

 

Contoh Perencanaan Kegiatan Seksi Kesekretariatan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

No.Kegiatan

Ket

No.KegiatanKet

No. Kegiatan Waktu Kerja Ket
Februari Maret April
1
2 3 1 2 3 1 2 3
1
Piket Harian
2 Pendaftaran
3 ……………………..
4 ………………………

 

 

No.Seksi Kegiatan

Ket

No.Seksi KegiatanKet

No. Seksi Kegiatan Waktu Kerja Ket
Februari Maret April
1
2 3 1 2 3 1 2 3
1
Kesekretariatan
2 Perizinan
3 ……………………..
4 ………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

II.  PELAKSANAAN KEGIATAN

 

1. Pemimpin harus memahami benar mengenai konsep dan tujuan kegiatan serta

dituntut untuk mampu menerangkan dan menjabarkannya kepada seluruh

perangkat pelaksana kegiatan. Selain itu juga, ia juga harus tegas dalam

menjalankan kepemimpinannya.

2. Pemilihan dan penempatan sumber daya manusia mesti sesuai dengan

kemampuan dan keahlian yang dimiliki.

3. Motivasi terhadap pelaksana kegiatan perlu diciptakan agar mereka tidak saja

mampu melaksanakan tugas, melainkan dengan sukarela bersedia melakukannya.

Untuk tiu pemimpin harus bisa memahami karakteristik dari sifat-sifat dan

perilaku bawahannya.

4. Sebagai upaya untuk menjaga keharmonisan dan kekompakan panitia, suara-

suara dan keinginan panitia harus didengar dan diupayakan penerapannya sejauh

tidak menyimpang dari tujuan semula.

5. Setiap panitia harus mempunyai catatan kegiatan sendiri yang berkaitan dengan

tugasnya masing-masing.

6. Pengawasan dan pengendalian harus senantiasa terus dilakukan tidak terjadi

penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan semula.

7. Koordinasi dan kerjasama antara tim yang ada harus selalu dibina; suatu tim

dapat ditentukan kapan harus siap untuk membantu tim yang lain.

8. Sekretariat panitia harus ada dan berjalan semestinya, dimaksudkan bilamana ada

hal-hal penting ataupun ada perubahan-perubahan yang mendadak, komunikasi

dan koordinasi terus berjalan, sehingga setiap permasalahan baru bisa secepatnya

diantisipasi dan diselesaikan.

 

 

 

III. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

 

Pengendalian merupakan fungsi untuk meneliti apakah pelaksanaan pekerjaan

sesuai dengan perencanaan. Dalam hal ini, Job Description dan Perencanaan Waktu

Kerja  dijadikan  sebagaiacuan  untuk  pengendalian.  Sedangkan  Pengawasan

merupakan fungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai dengan standar hasil

kerja yang ditetapkan sebelumnya. Berbagai dokumentasi diperlukan untuk maksud

ini seperti laporan penggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.

 

Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap waktu secara

periodik supaya dapat diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan yang

menyimpang dari rencana semula. Bentuk formal yang biasa digunakan dalam

pengendalian dan pengawasan ini adalah berbentuk rapat berkala, mingguan atau

dua mingguan, yang membahas laporan hasil kerja panitia dan evaluasi kerja. Di

dalamnya dibahas pula permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang

timbul serta perubahan-perubahan pada rencana.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

 

 

IV. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

 

Acara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. Biasanya, panitia banyak yang

langsung menghilang setelah acara selesai. Padahal sebetulnya masih ada hal-hal

yang belum selesai yang perlu dibereskan dan ditertibkan. Bilamana ini tak

terselesaikan, dampaknya bisa merusak citra panitia berikut organisasinya, dan juga

nilai dari hasil kegiatan yang dicapai. Walaupun hasilnya baik dan tujuannya tercapai,

nilainya akan jadi berkurang akibat penyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas.

 

Hal yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan ini adalah jangan

sampai ada satu pihak pun, terrutama pihak luar yang kecewa atau tidak puas

terhadap penyelesaian akhir kegiatan ini. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal

dibawah ini :

 

1. Persoalan administrasi dan keuangan harus tuntas, jangan sampai ada yang

terlewat.

2. Sisa-sisa atribut kegiatan dikumpulkan dan dibereskan kembali.

3. Fasilitas sarana dan prasarana, termasuk logistik yang digunakan harus

dikembalikan ke tempat semula dalam keadaan semula dengan pengecekan

terlebih dahulu bila terjadi kerusakan pada saat digunakan.

4. Membuat ucapan terima kasih berupa surat atau kenang-kenangan kepada pihak

luar yang telah membantu sebagai upaya membina hubungan yang baik dalam

jangka panjang.

5. Memastikan bahwa setelah acara berakhir, tidak ada satu pun dari perangkat dan

partisipan pelaksana seperti panitia ataupun peserta, mengalami hal-hal yang

tidak dikehendaki seperti gangguan fisik atau pun jasmani sebagai akibat langsung

dari pelaksanaan kegiatan pada saat kegiatan tengah berlangsung.

6. Membuat laporan akhir per seksi dan laporan pertanggung jawaban secara

keseluruhan.

 

 

 

V. EVALUASI

 

Evaluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaan rencana baik pada setiap

tingkat sasaran (hasil dan tujuan) maupun pada fungsi-fungsi manajemen organisasi

serta faktor-faktor eksternal yang mempengaruhinya. Baik tidaknya suatu evaluasi

sangat tergantung dari rencananya itu sendiri. Suatu rencana baik apabila di dalam

rencana tersebut memuat unsur-unsur evaluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran

(hasil dan tujuan) serta standar hasil kerja seseorang.

 

Hasil evaluasi ini berguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasi dalam

melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa dimanfaatkan sebagai bahan-bahan

pertimbangan untuk kegiatan berikutnya baik yang sejenis maupun yang tidak

sejenis.

 

Hasil suatu evaluasi harus memberikan umpan balik untuk dua maksud dibawah ini,

yaitu :

 

 

 

12

 

 

 

 

 

 

 

 

a. Memperbaiki dan menyempurnakan rencana berikutnya melalui

 

 

 

 

 

 

 

 

reformulasi


perencanaan (perumusan kembali perencanaan).

b. Membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh para pelaksana

kegiatan.

Dalam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan evaluasi yang digunakan,

yaitu :

1. Tahap Pertama : Evaluasi Perencanaan.

Evaluasi pada tahap ini dilakukan setelah rencana ditetapkan. Tahap ini bertujuan

dimaksudkan untuk menilai kekuatan organisasi dalam mencapai tujuan yang

ditetapkan dan untuk menilai kekuarangan/kelemahan yang perlu ditanggulangi.

2. Tahap Kedua : Evaluasi Pelaksanaan.

Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung. Banyaknya evaluasi pada

tahap pelaksanaan sangat tergantung dari kebutuhan.

3. Tahap Ketiga : Evaluasi Akhir.

Evaluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk melihat dampak dari

seluruh pelaksanaan rencana pada hasil kegiatan.

VI. PENYUSUNAN LAPORAN

Laporan kegiatan disusun oleh Panitia sebagai salah satu kewajiban kepanitiaan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>